Das seit einigen Jahren verstärkt von Unternehmen angebotene Prinzip ‚Home Office‘ bringt datenschutzrechtlich einige Gefahren. Bei der Implementierung klarer Datensicherheits-Richtlinien ist es vor allem wichtig, auf die Sensibilisierung der Mitarbeiter für Datenschutzthemen zu setzen. Die Schulung der Belegschaft über potenzielle Risiken und bewährte Praktiken im Homeoffice ist von entscheidender Bedeutung. Dies kann den Umgang mit sensiblen Daten, die Identifizierung von Phishing-Attacken und den korrekten Einsatz von Sicherheitsprotokollen umfassen.
Thema 1 | Home Office – die grundlegenden Datenschutz-Risiken. Welche Datenschutz-Risiken treten im Zusammenhang mit dem Thema Home Office überhaupt auf? Grundsätzlich gilt, dass es bei der Einführung und Implementierung von Home Office in einer Unternehmenskultur zu elementaren Risiken und Gefahren kommen kann. Entsprechende Sicherheitsmaßnahmen sind branchen- und unternehmensspezifisch und können in einem Artikel nicht allgemeingültig abgehandelt werden. Im Einzelnen zieht Home Office folgende, prinzipielle Herausforderungen nach sich. Dazu gehören Manipulation von Informationen bzw. von Hardware oder Softwar. Das Auftreten informeller Leaks bzw. ganz grundsätzlich Daten-Spionage. Eine unerwünschte Offenlegung schützenswerter Informationen. Das unbefugte Eindringen Dritter in IT-Systeme. Unbefugter Zugriff auf Interna/Geschäftsgeheimnisse oder Personal bzw. Kundendaten. Eine unberechtigte Nutzung von Geräten und Systemen durch Dritte. Missbrauch von Berechtigungen aller Art / auch durch Dritte. Das fehlerhafte Entsorgen von Datenträgern. Diese Aufzählung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, liefert aber erste Anhaltspunkte, worum es geht.
Thema 2 | Verantwortlichkeiten Datenschutz. Im datenschutzrechtlichen Kontext ist der Arbeitgeber für die Datenverarbeitung im Homeoffice verantwortlich. Obwohl die Daten im Homeoffice zumindest teilweise an einem anderen Ort und mit anderen Mitteln verarbeitet werden als im Büro, bleibt der Arbeitgeber der rechtliche Verantwortliche gemäß den Datenschutzbestimmungen. Daher ist es von großer Bedeutung, private und geschäftliche Daten getrennt zu halten.
Thema 3 | Datenschutz leben. Die Überprüfung von Datenschutzrichtlinien und -prozessen im Home Office sollte regelmäßig und nach Zeitplan erfolgen. So ist sichergestellt, dass diese den sich stetig ändernden Anforderungen gerecht werden. Die Dynamik der Datenschutzlandschaft erfordert eine fortlaufende Anpassung von Sicherheitsrichtlinien, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu beheben.
Kontexte Kommunikation & Überwachung
Thema 4 | Meldewesen, Prozesse, Leitbild. Es ist unabdingbar, klare Prozesse für das Melden von Datenschutzvorfällen im Home Office zu etablieren. Die zeitnahe Erfassung und Bearbeitung von Vorfällen ist entscheidend, um potenzielle Schäden zu minimieren. Mitarbeiter sollten wissen, an wen sie sich im Falle eines Datenschutzvorfalls wenden können, und klare Anweisungen für die Meldung von Vorfällen erhalten.
Die Integration von Datenschutz in die Unternehmenskultur ist ein fortlaufender Prozess. Unternehmen sollten Datenschutz als integralen Bestandteil ihrer Werte und Prinzipien betrachten. Dies trägt dazu bei, ein Bewusstsein für Datenschutzfragen zu schaffen und die Bedeutung der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien zu betonen.
Thema 5 | Spannungsfeld Videokonferenz. Ein häufig übersehener Bereich ist die Absicherung von Videokonferenzen. Mit der vermehrten Nutzung virtueller Meetings steigt auch das Risiko von Datenschutzverletzungen. Unternehmen sollten klare Leitlinien für die sichere Nutzung von Videokonferenzplattformen festlegen, einschließlich der Kontrolle über den Zugriff und die Vermeidung von nicht autorisierten Aufzeichnungen.
Thema 6 | Überwachung im Home Office. Dürfen Arbeitgeber Mitarbeitende im Home Office überwachen? Die Antwort ist vielschichtig und ambivalent. Eine häufige Form der „in der Regel zulässigen“ Mitarbeiterüberwachung ist die eMail- und Internetüberwachung. Diese Kontrolle – klassisch durch sog. Key-Logger durchgeführt – ist dennoch am Persönlichkeitsschutz der ArbeitnehmerInnen zu evaluieren. Ein Tipp: Nehmen Sie als Unternehmen diese Evaluation in ihre Dokumentation auf.
Stefan Mai – Initiator der pwp Datenschutz Systematik
Thema 7 | Real Live-Kontrolle im Home Office. Unangekündigte Kontrollen eines häuslichen „Home Office“ Arbeitsplatzes ist dem Arbeitgeber nicht gestattet. Entgegen steht hier das Recht auf Privatsphäre sowie der Schutz der eigenen Wohnung.
Thema 8 | Arbeitszeit-Überwachung. Ein/e ArbeitgeberIn kann nicht nur, er muss sogar die Arbeitszeiten seiner Mitarbeitenden überwachen. Das gilt auch für das Home Office. Für eine „Überwachung“ im Home Office bedeutet das: Es muss eine Möglichkeit gegeben und implementiert sein, die den Arbeitgeber bzw. die Arbeitgeberin die Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfassen lässt. Die Auswertung beispielsweise der Login-Zeiten bzw. -Daten ist daher als zulässig anzusehen.
Datenschutz im Home Office – weitere Perspektiven
Thema 9 | Psychologische Eigendynamik. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Berücksichtigung von psychosozialen Faktoren im Home Office. Datenschutzrichtlinien sollten darauf abzielen, den Mitarbeitern Ressourcen und Unterstützung bereitzustellen, um den psychischen Belastungen, die mit dem Arbeiten von zuhause verbunden sind, entgegenzuwirken. Dies kann die Förderung von Ausgleichsmaßnahmen und die Schaffung einer unterstützenden Unternehmenskultur umfassen.
Thema 10 | Reagieren auf Datenpannen im Home Office. Ist es zu einer Datenpannen gekommen und diese wird bemerkt muss ein vorher festgelegter Prozess greifen. Gerade eine unbefugte Nutzung/Kenntnisnahme von personenbezogenen Daten durch Dritte ist im Home Office viel wahrscheinlicher als im Unternehmen. Die Gefahr geht aus von unternehmensfremden Dritten. Geht über indifferente Überschneidungen von privater Internetnutzung. Und hört bei Cyberangriffen noch nicht auf. Häufig können privat im Home Office agierende MitarbeiterInnen Sicherheitsstandards wie im Büro schlicht nicht gewährleisten. Grundsätzlich gilt: Ungewollte Datenpannen im Home Office verpflichten die betroffenen Beschäftigten, jene unverzüglich dem Datenschutzbeauftragten des Unternehmens mitzuteilen.
Thema 11 | Datenschutz gilt auch für Papier Datenschutz im Home Office ist nicht auf digitale Daten beschränkt. Papierdokumente sind selbstredend gleichermaßen betroffen. Achtung: Der Schutz sensibler Informationen beginnt bereits beim Transport zwischen Büro & Home Office. Akten, Notizen und Unterlagen sollten sicher in verschlossenen Taschen aufbewahrt werden, um unbefugten Zugriff zu verhindern und eine unkontrollierte ‘Zettelwirtschaft’ schon im Vorfeld zu verhindern. Schreibtische und Schränke müssen stets verschlossen gehalten werden. Es muss sicher gestellt sein, dass vertrauliche Dokumente nicht in falsche Hände gelangen. Diese Sicherheitsvorkehrungen sind insbesondere wichtig, da Familienmitglieder oft uneingeschränkten Zugang zum häuslichen Arbeitsbereich haben. Stichwort Ausdrucke: Sensible Dokumente sollten nie offen liegen gelassen werden oder leicht zugänglich sein. Ein bewusster Umgang mit Ausdrucken und eine sichere Aufbewahrung sind grundlegende Maßnahmen, um Datenlecks zu verhindern.
Perspektiven & Bedenkenswertes
Vertraulichkeit und Schutzpflichten gelten ebenso für die Vernichtung von Dokumenten. Es ist entscheidend, nicht mehr benötigte Unterlagen professionell und sicher zu vernichten. Dabei ist darauf zu achten, dass dies nicht über die klassische Papiertonne geschieht. Die Verwendung eines Schredders nach DIN-Norm gewährleistet eine datenschutzkonforme Vernichtung von Papierdokumenten und verhindert unzulässige Verwendung.
Insgesamt verdeutlichen diese Maßnahmen die Vielschichtigkeit des Datenschutzes im Home Office, der nicht nur Infrastrukturen, Logistik und die digitale Sphäre betrifft. Sondern auch den physischen Umgang mit sensiblen Informationen umfasst. Insbesondere Punkt elf zeigt, dass eine umfassende Datenschutz-Strategie im Home Office neben digitalen auch diverse physische Aspekte berücksichtigt.
Das weite Feld Datenschutz im Home Office steht auf vielen Füßen. Unternehmen müssen technische Maßnahmen ergreifen, MitarbeiterInnen schulen und sensibilisieren. Und der Datenschutz – allem voran im Home Office – muss lebendig in die Unternehmenskultur integriert werden. Es ist sicherzustellen, dass auch im Kontext Home Office der Schutz personenbezogener oder unternehmenskritischer Daten vollauf gewährleistet ist.
Die dem Artikel zugrunde liegenden Fachinformationen stammen von Stefan Mai, Inhaber von Team Benefit und Gründer von Datenschutz pwp®.
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