Einfacher Einstieg in Automation und Female Power im RPA-Sektor

Jetzt kommt die Königsdisziplin – Prozessautomatisierung…

JA, ich habe dies noch in den klassischen Grundzügen erlernt als Prozessorganisator für Fachabteilungen – Analyse und Gestaltung von Arbeitsprozessen. Ich durfte noch mit der orangenen Schablone die Workflows dokumentieren und aufzeichnen. Genau deswegen ist es so wichtig, dass die junge Generation die Werte der Prozessorganisation als überlebenswichtig für Firmen ein- und wertschätzt. Denn auch heute ist es nicht anders wie früher, ein Arbeitsprozess muss analog und digital durchdacht sein! Das heutige Modell dafür ist Robotic Process Automation (RPA) und deshalb empfehle ich wärmstens den nachfolgenden Artikel meines Partners Almato im Gespräch mit Sabine Reusing zu lesen.

Euer Hybridbanker

Im Gespräch mit Sabine Reusing von Almato

Insights und Skillset einer erfahrenen RPA-Developerin und was es für einen einfachen und schnellen RPA-Einstieg bedarf – Interview mit Sabine Reusing.

**Sabine Reusing**
Almato verfügt über mehr als 100 Spezialist:innen im Bereich RPA und KI. Sabine Reusing ist Senior RPA-Developerin, arbeitet seit 5 Jahren im Unternehmen und ist federführend für Trainings rund um Robotic Process Automation zuständig.

Sabine, wie sieht dein Arbeitstag heute aus?

Gleich am Morgen checke ich meine E- Mails und wir führen unser Daily durch, das Teammeeting, in dem die Aufgaben für den Tag besprochen werden. In der Regel bin ich einen Tag pro Woche im Büro, so wie heute. An den anderen vier Tagen bin ich meistens bei Kund:innen vor Ort oder digital in unterschiedlichen Projekten im Einsatz.

An was genau arbeitest du derzeit?

Momentan steht die konzeptionelle Weiterentwicklung unserer Academy an. Wir bieten Schulungen und Trainingspakete rund um RPA. In meinem aktuellen Projekt berate ich einen Kunden, der RPA in Eigenentwicklung einsetzt. Ich begleite ihn bei der Umsetzung. In solchen Projekten ergeben sich fast täglich Herausforderungen und Themen, die an mich herangetragen oder als Tickets durch den zentralen Servicedesk eingestellt werden und die ich gemeinsam mit den Kund:innen bearbeite. Wenn etwa ein System ausfällt, oder sich Bearbeitungsfehler ergeben und die Erfolgsquote nicht mehr stimmt, weil etwas im Prozess nicht eindeutig definiert wurde. Grundsätzlich arbeite ich als Entwicklerin fest an einem bestimmten Prozess. Dennoch ist die Arbeitsweise sehr agil, man muss sich immer wieder auf neue Situationen einstellen und dies in die aktuelle Arbeit einfließen lassen.

Was genau macht eine RPA-Developerin, welches Skillset benötigt man dafür und was unterscheidet dich z. B. von einer klassischen Developerin?

Vereinfacht gesagt: Eine RPA-Developerin bekommt einen zu automatisierenden Prozess übergeben und führt dann die Entwicklung mit den Tools der gewählten RPA-Plattform durch. Man übernimmt die konzeptionelle Feinarbeit, fügt Abläufe zusammen und nimmt verschiedene Aussteuerungen vor, für den Fall, dass der Roboter mal nicht weiterkommt.

Zu meinem Aufgabenbereich gehört auch die Erweiterung des generellen Funktionsumfangs unserer RPA-Lösungen, wie etwa die Integration von vorgegebenen Schnittstellen wie Webservices und Datenbanken. In diesem Fall sprechen wir dann von Programmierung in C#, Javascript oder SQL. Die Arbeit erfolgt immer Hand in Hand mit den Business Consultants und Kund:innen und erfordert eine strukturierte Denkweise. Grundsätzlich kann man in das Thema RPA-Development mit einem breit gefächerten Skillset einsteigen – Verständnis für Programmierung vorausgesetzt. Es gibt auch Quereinsteiger in diesem Bereich, wie z. B. Mathematiker. Der Job ist allerdings nichts für Leute, die gerne zurückgezogen und alleine arbeiten, denn eine RPA-Developerin hat in der Regel sehr viel Kontakt mit den Fachbereichen. Darin sehe ich auch einen maßgeblichen Unterschied zu klassischen Developern. Daneben entwickeln wir nicht »from scratch«, sondern nutzen unsere eigenen Frameworks und die unserer Partner:innen. Unsere Arbeit ist eigentlich immer verknüpft mit zahlreichen Systemen bei unseren Kund:innen. Wir müssen deshalb beispielsweise ein neues Prozessrelease auf Releases der Zielapplikationen abstimmen. Dadurch bleiben wir aber immer in Bewegung und müssen flexibel auf Veränderungen reagieren, was den Arbeitsalltag sehr dynamisch hält.

„Bei einem Kunden habe ich etwa 40 aktive RPA-Entwickler:innen aus den Fachbereichen ausgebildet …“
Sabine Reusing

War es schon immer dein Plan, RPA-Developerin zu werden?

Als ich in die Berufswelt eingestiegen bin, war der Begriff RPA noch nicht so weit verbreitet, entsprechend war mir die Rolle eines RPA-Developers gar nicht bekannt. Ich habe Bioinformatik studiert, also eigentlich eine ganz andere Richtung. Während meines Studiums habe ich mich vor allem mit Neurobiologie und neuronalen Netzen beschäftigt. Bei der intensiven Beschäftigung mit dem Thema Brain Computer Interfaces stand auch damals schon die Frage im Vordergrund, wie intelligente Computersysteme den Alltag der Menschen bereichern und vereinfachen können. Über Kontakte habe ich eher zufällig die RPA-Welt kennengelernt und fand das Thema von Beginn an sehr spannend, so dass ich dort auch meinen aktuellen Job gefunden habe. Mit RPA und der momentanen Entwicklung zum Einsatz von künstlicher Intelligenz konnte ich auch die Brücke schlagen zu dem, was ich immer machen wollte und woran ich schon im Rahmen meines Studiums geforscht habe.

Du übernimmst im Unternehmen federführend das Thema RPA-Training. Wie kam es dazu?

Ich bin jetzt seit 5 Jahren im Unternehmen und mittlerweile Senior RPA-Developerin. In den vergangenen Jahren hat sich der Bereich rasant weiterentwickelt. Ich habe Proofs of Concept (PoC) für verschiedene Kund:innen erstellt und diese bei der Einführung von RPA begleitet. Oft wollen Kund:innen eigenes RPA-Know-how im Unternehmen aufbauen und Mitarbeiter:innen zu RPA-Developern ausbilden, welche mit unseren Entwickler:innen zusammenarbeiten. Wir bieten also für diese zukünftigen RPA-Developer:innen kundenspezifische Trainings und Ausbildungen an. Nachdem ich selbst Zertifikate erworben und Erfahrungen als RPA-Developerin gesammelt hatte, habe ich ein solches Training für einen sehr großen Kunden übernommen.

Es bereitet mir Freude, mein Wissen weiterzuvermitteln und die Erfolge bei den Teilnehmer:innen auch mitzuerleben. Daher habe ich mich daraufhin auf den Bereich Training spezialisiert. Bei einem Kunden habe ich etwa 40 aktive RPA-Entwickler:innen aus den Fachbereichen ausgebildet und direkt mit den Divisionen gearbeitet, die Process-Owner sind. Sie nutzen dann unsere Prozess-Bibliotheken, die wir bereits entwickelt haben und lassen Erweiterungen von uns vornehmen. Damit sind wir für unsere Kund:innen nicht nur Trainer, sondern auch das professionelle Backup. Im Sinne der Qualitätssicherung führen wir Reviews durch und prüfen, ob technisch alles läuft, was der Kunde oder die Kundin selbst entwickelt. Häufig kann ich auch noch hilfreiche Tipps geben. In einigen Fällen kümmern wir uns auch um die Infrastruktur bzw. diese wird von uns gemanagt. So kann ich gemeinsam mit unseren Teams den Kund:innen einen Rundumservice bieten und durch unsere Schulungsangebote schaffen wir große Potenziale, RPA im eigenen Unternehmen schnell und einfach einzuführen.

Für viele Kund:innen ist es wichtig den Einstieg in RPA so einfach wie möglich zu gestalten. Wie gewährleistest du das mit deinem Team und was ist dafür notwendig?

Das ist eine gute Frage. Die Kunst hier ist es tatsächlich, schwierige Dinge einfach aussehen zu lassen. Viele Projekte beginnen bei uns zunächst mit einem Pilotprozess. Der Fokus auf so einen einzelnen, gut ausgewählten Prozess, erleichtert es unseren Kund:innen, den Einstieg zu finden, indem der gesamte Zyklus, den jeder Prozess von der Analyse über die Entwicklung bis hin zum Livebetrieb durchläuft, an diesem Beispiel auf schnelle und einfache Weise durchlebt werden kann.

Schon bei der Auswahl dieses Pilotprozesses kommt uns unsere Erfahrung aus zahlreichen und ganz unterschiedlichen Projekten zugute. Der ausgewählte Prozess sollte nicht zu komplex sein, um ein schnelles Ergebnis zu erzielen, aber auch umfangreich genug sein, um daran gut erkennen zu können, wie sich RPA in die kundeneigene Systemlandschaft einfügt. Außerdem sollte die Umsetzung für Kund:innen trotz der Einfachheit einen hohen Nutzen haben – z. B. eine Entlastung der Mitarbeiter:innen dadurch, dass ein Prozess mit hohen täglichen Fallzahlen gewählt wird.

Bei der Auswahl und Entwicklung der ersten Prozesse, sowie bei der Schulung der Mitarbeiter:innen des Kunden und auch schon bei der Auswahl des geeignetsten RPA-Tools, profitieren die Kund:innen von der langjährigen Almato-Erfahrung: Wir haben RPA bereits auf eine Vielzahl von verschiedenen Applikationen und Technologien verwendet, kennen viele Herausforderungen und vor allem deren Lösungen schon aus dem Effeff oder können potenzielle Herausforderungen auch schon vorhersehen. Vieles, was wir jetzt ad hoc lösen können oder schon im Vorfeld wissen und umgehen, hat uns beim ersten Auftreten großes Kopfzerbrechen bereitet und oft auch viel Zeit gekostet. Unsere Kund:innen können jetzt von diesem Erfahrungsschatz profitieren und diese Zeit immer wieder neu investieren.

Dadurch, dass wir den Pilotprozess eigenständig umsetzen, können sich unsere Kund:innen, während der Umsetzung, schon voll auf die weitere Planung konzentrieren, wie z. B. die eigene Einarbeitung in das Thema RPA oder die Suche nach weiteren geeigneten Projekten. Der Pilot eignet sich also auch gut dafür, zu evaluieren, ob und wie RPA für das eigene Unternehmen geeignet ist, ohne vorab viele Ressourcen investieren zu müssen – die Expert:innen können ja auch einfach von Almato „geliehen“ werden.

„Die Kunst hier ist es tatsächlich, schwierige Dinge einfach aussehen zu lassen.“
Sabine Reusing

Wie geht es für Kund:innen weiter, die mit euch professionell und schnell aufgegleist wurden?

Nachdem der erste Pilotprozess oder Proof of Concept erfolgreich umgesetzt worden ist, ist es wichtig, am Thema RPA auch dranzubleiben und es zügig weiter voranzutreiben. Etabliert hat sich hier die Bildung eines Centers of Excellence, wodurch die wichtigsten Rollen im Unternehmen oder auch außerhalb bei Dienstleistern, wie Almato, festgelegt werden und die Aufgaben verteilt werden, um das Projekt weiter skalieren zu können. Dazu gehört unter anderem, die Identifikation weiterer Prozesse für RPA und diese dann auch umzusetzen, eine skalierbare Roboterfarm für den Betrieb aufzusetzen und die eigenen Mitarbeiter:innen in ihrem Zuständigkeitsbereich zu schulen. Die Kund:innen stehen dann auch vor der Wahl, eigene Mitarbeiter:innen als Entwickler:innen auszubilden – z. B. durch eine Schulung bei uns – oder weitere Entwicklungsleistungen bei uns zu buchen oder sogar eine Kombination aus beidem, für noch schnellere Skalierung.