Workflow-Management

Einer für alle, alle für einen?

Neben den bereits seit etwa zwei Jahrzehnten bekannten Content Management Systemen (kurz CMS) rücken seit einigen Jahren immer mehr Digital Experience Plattformen (DXP) in den Vordergrund. Während ein CMS nach wie vor in erster Linie für die Aufbereitung und Bereitstellung von Content verantwortlich ist – bekanntermaßen dem Herzstück digitaler Erlebnisse – befasst sich eine DXP-Lösung darüber hinaus mit der Automatisierung und intelligenten Bereitstellung auf allen Websites, Shops, Portalen, Apps und IoT-Geräten. Neben zahlreichen anderen Überschneidungen eint beide Systeme das Thema Workflow-Management; und das insbesondere dann, wenn die Komplexität in Redaktion und Freigabe-Abläufen zunimmt. Es lohnt sich daher, bei der Systemwahl gezielt auf Konfigurierbarkeit und Granularität im Hinblick auf Berechtigungen und Workflows zu achten.

Unterschiedliche Typen von Workflows

Der Lebenszyklus eines Inhaltes (“Content Life Cycle”) beschreibt den Kern des Arbeitsablaufs und somit den Workflow, der abgebildet werden muss.

Es gibt unterschiedliche Arten von Workflows, begonnen bei manuellen Abläufen, bei denen die Nutzer selbst und eigenverantwortlich über Freigaben und Publizierungen entscheiden können. Als statische Workflows bezeichnet man fest im System implementierte Freigabe-Szenarien (z. B. 4- oder 6-Augen-Prinzip). Der maßgeschneiderte Ansatz besteht darin, ein vollwertiges Workflow Management System in das CMS oder die DXP zu integrieren und somit individuelle Workflows zu ermöglichen. Nur dann können Modellierung, Implementierung und Überwachung komplexer Arbeitsabläufe individuell vorgenommen und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Man denke dabei nur z. B. an Revisionssicherheit zur Nachweisbarkeit von ausgespielten Inhalten zu bestimmten Zeitpunkten und an weitere regulatorische Regeln.

Workflows festlegen

In der ersten Phase des Workflow Managements werden die konkreten Arbeitsabläufe untersucht und identifiziert. So tragen beispielsweise folgende Informationen dazu bei, die Definition eines Workflows (Workflow Type Definition) herbeizuführen:

die Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten (Anlegen, Bearbeiten, Archivieren, Löschen)
die dazugehörige Rollenzuordnung, also wer darf was unter welchen Bedingungen
die Zeitplanung und -Kalkulation der einzelnen Schritte
die Festlegungen zur Behandlung von Zeitüberschreitungen
Vor- und Nachbedingungen für Zustandsänderungen

Die daraus resultierenden Arbeitsschritte dienen dann zur Extraktion der benötigten Rollen. Diese Rollen beschreiben, welche unterschiedlichen Aufgaben von welchen Personenkreisen bearbeitet, kontrolliert, angereichert, freigegeben oder archiviert werden dürfen.

Szenario:

Um einen Blick auf einen etwas umfangreicheren Redaktionskreis und dessen Herausforderungen zu werfen, hier ein exemplarisches Szenario:

Ein Fintech-Unternehmen hat eine große dezentrale und internationale Redaktion. Die Redakteure kommen dabei aus ganz unterschiedlichen Organisationsbereichen (Marketing, Event, Personal, Produktmanagement), mit verschiedenen Qualifikationen, Berechtigungen und Aufgaben. Für alle muss das System gleichzeitig einfach bedienbar und unterschiedlich restriktiv sein.

Andreas ist Gruppenleiter der Redaktion und muss die Arbeiten seines Teams überwachen und unterstützen und dabei selbst viel im System arbeiten. Er plant vor allem die Ausspielung der Artikel an die Zielgruppen und stimmt die Publizierung mit anderen Marketing-Aktivitäten ab. Er gehört somit der Gruppe „Gruppenleiter“ an.

Babette ist Chefredakteurin und betreut das System täglich. Sie muss alle Funktionen zur Verfügung haben, um selbst effizient arbeiten zu können und benötigt dabei auch Zugriff auf alle Bereiche der Inhalte (Text, Bilder, Downloads, Bewegtbild, etc,), um die Arbeiten der unterschiedlichen Redakteure zu unterstützen und deren Qualität zu sichern. Sie gehört der Gruppe „Chefredakteure“ an .

Karin ist Team-Mitglied von Andreas und hauptsächlich mit der Recherche und dem Schreiben von Artikeln und Beiträgen im System beschäftigt. Sie muss schnell neue Artikel erfassen und mit allen Assets ausstatten können, benötigt jedoch auch immer wieder Feedback aus den entsprechenden Fachabteilungen. Karin gehört der Gruppe „Redakteure“ an.

Ellen arbeitete in einer externen Agentur für die Organisation von Andreas und wird mit ihrem Team je nach Bedarf mit der Erstellung zusätzlicher Inhalte, Grafik-Arbeiten etc. beauftragt und soll diese direkt in das System liefern. Ellen und Ihre Kolleginnen und Kollegen gehören der Gruppe „Agentur“ an.

Viktor ist der Geschäftsführer von Andreas Organisation und muss ab und an involviert werden, wenn ein besonders sensibler Inhalt publiziert werden soll. Er arbeitet selbst nicht im System, bekommt jedoch ab und an Artikel zur Freigabe vorgelegt. Viktor gehört der Guppe „Entscheider“ an.

Gemeinsam produzieren so Dutzende Redakteure permanent neue Inhalte für das System. Das System spielt die Inhalte entsprechend der in den Inhalten hinterlegten Targeting-Parameter personalisiert an die einzelnen User aus.

Fazit

Je komplexer und vielschichtiger digitale Prozesse werden, umso wichtiger ist, dass die technische Grundlage solide ist. Die Aufgaben von modernen Content Management Systemen und Digital Experience Plattformen werden immer vielschichtiger: Website (in internationalen Märkten in der Regel auch deutlich mehr als eine einzige) mit Sprachversionen, Intra- oder Extranet, Landingpages, native Apps, E-Commerce-Anwendungen, Konfiguratoren, Smart TV-Anwendungen, Inhaltslieferung für IoT-Anwendungen und vieles mehr. Dazu kommen Schnittstellen-Themen zu PIM, CRM oder ERP, aber auch Personalisierung und Automation.

Damit in der Fülle der Aufgaben und Herausforderungen immer hochqualitative Inhalte termingerecht und autorisiert online gehen, ist es immanent wichtig, diese Prozesse strukturiert zu modellieren und zuverlässig zu implementieren. Niemand weiß konkret, was die Zukunft bringt, doch eines scheint sicher: Die Herausforderungen an digitale Anwendungen und Inhalte werden wohl auch zukünftig schneller, vielfältiger und komplexer und nur mit den richtigen Werkzeugen ist man diesen Aufgaben auch dann noch gewachsen.

Zum Autor

Peter Passeck ist Firmengründer, Fendt-Fahrer und einer von drei Geschäftsführern bei rocket-media und dort unter anderem für den Bereich Konzeption und strategische Beratung verantwortlich. Er hat in seinen über 20 Jahren Berufserfahrung mit sehr unterschiedlichen Systemen (CMS und DXP) verschiedener Größe und Komplexität gearbeitet: Er begeistert sich beruflich seit Jahren vor allem für die Themen Personalisierung und Automation.