Workforce Management in a nutshell

Unter Workforce Management versteht man die Disposition von mobilen Ressourcen, im häufigsten Anwendungsfall von Mitarbeiter:innen. Es kann sich im Rahmen der Workforce aber auch um Maschinen, Fahrzeuge etc. handeln. Dabei gilt es die richtige Ressource zur richtigen Zeit entsprechend der Aufgabe einzuplanen.

Speziell in den letzten Jahren hat die Digitalisierung vor Workforce Management und dem HR-Bereich keinen Halt gemacht. Zahlreiche Unternehmen und Planungsverantwortliche haben lange im Bereich Personaleinsatzplanung mit Excel gearbeitet und die vielschichtigen Aufgaben und Personalpläne manuell abgebildet. Dabei ist das Thema Workforce Management keineswegs zu unterschätzen. Es stellt ein äußerst komplexes und vielschichtiges Feld dar, da zahlreiche diverse Aspekte zusammenkommen und berücksichtigt werden müssen – wie beispielsweise unterschiedliche Arbeitszeitmodelle, Rechtsgrundlagen, Tätigkeitsbereiche, Feiertage, Sonderregelungen usw., um nur ein paar Beispiele zu nennen. 

Durch den Einsatz einer ganzheitlichen Lösung, profitieren Unternehmen von optimierten Personalkosten, einem reduzierten Verwaltungsaufwand sowie von einem deutlich verbesserten Mitarbeiter-Selfservice. Daher ist es sinnvoll sich umfassend mit der Digitalisierung seiner Workforce auseinanderzusetzen.

Im Folgenden möchten wir Ihnen einen Einblick in die HR-Digitalisierung geben und mit praktischen Anwendungsbeispielen anhand der Almato Workforce-Management-Lösung „ARGOS“ erläutern.

Funktionsweisen und Einsatzszenarien von Workforce Management

2019 hat die Almato AG ihr Service-Angebot um den Bereich Workforce Management erweitert. Die seit mehr als 15 Jahren auf dem Markt etablierte Lösung ARGOS stellt dabei den Kern dieser Erweiterung dar und wird seitdem von den Almato-Experten erfolgreich betrieben und weiterentwickelt. Da ARGOS auf Kunden mit umfassendem Filialnetz spezialisiert ist, bietet die Anwendung besonders Kunden aus dem Retail-Bereich wie Deichmann, DEPOT, Nanu-Nana und Obi die passenden Tools, um ihr Workforce Management erfolgreich zu steuern.

Ganzheitliche Workforce-Management-Lösungen umfassen meist neben der Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaft auch Funktionen zur Schichtplanung, Bedarfsermittlung, zum Mitarbeiter-Selfservice, zum automatischen Planvorschlag und Business Analytics sowie Controlling. So kann beispielsweise ein Filialleiter bei Deichmann mithilfe von ARGOS durch wenige Klicks die Mitarbeiter:innen für die Schichten der nächsten Wochen oder Monate einplanen. Hier stehen den Nutzer:innen auch historische Daten zur Verfügung, die Daten zum benötigten Personalbedarf liefern. Die tatsächlich gestempelten Zeiten der Mitarbeiter:innen können dann eingesehen, bearbeitet und für die Gehaltsabrechnung festgeschrieben und weitergegeben werden.

„Mit HR-Digitalisierungssoftware wird Automatisierung im Bereich Workforce Management möglich. Gerade für Unternehmen mit umfassendem Filialnetz ist das nach wie vor ein Feld mit größtmöglichem Optimierungspotenzial. Dabei ist es essentiell die Mitarbeiter:innen ins Zentrum zu stellen – deshalb gilt das Motto: Mobile first.“

Marco Cianci, Workforce Management Experte bei Almato

Mobile Workforce Management – Spot auf die Mitarbeiter:innen

Das Thema Workforce Management spielt in den Bereichen Handel, Retail, Logistik sowie in Unternehmenszentralen und Außenstellen eine besondere Rolle. Durch viele Laufwege und wenig feste Arbeitsplätze bieten sich mobile Lösungen in diesem Umfeld besonders an, gerade um die zentralen Themen des Workforce Managements – Personaleinsatzplanung und Zeitwirtschaftsmanagement – so einfach und flexibel wie möglich für die Mitarbeiter:innen zur Verfügung zu stellen. Bis heute werden noch zahlreiche Einsatzpläne, bspw. via Excel, von Planungsverantwortlichen erstellt, wobei Wünsche, Einschränkungen oder kurzfristige Ausfälle schnell einen hohen Arbeitsaufwand bedeuten. Diese eintönige und zeitaufwendige Arbeit kann allerdings längst mit HR-Digitalisierungssoftware effizienter gestaltet werden, damit mehr Transparenz, Flexibilität und Fairness im Workforce Management (WFM) möglich wird. Eine WFM-App, bei der die Zielgruppe jede:r einzelne Filialmitarbeiter:in ist, bedeutet nicht nur einen Mehrwert für die Mitarbeiter:innen, sondern für das gesamte Unternehmen. Mobile Lösungen haben dabei den Vorteil, dass Mitarbeiter:innen besseren Zugang zu Informationen haben, bestimmte geschäftliche Aufgaben auch außerhalb des Arbeitsplatzes erledigt werden können und die Produktivität aufgrund flexibler Arbeitsmöglichkeiten erheblich steigt. Durch die Verwendung einer App in der Personaleinsatzplanung kann die Convenience und Mitarbeiterzufriedenheit daher erheblich verbessert werden.

„Die Zukunft macht mobil“

Mitarbeiter:innen können sich die App auf ihr privates Smartphone herunterladen und haben ihre Arbeitszeiten und Salden somit ständig im Blick. Feste Hardware-Terminals zum Zeiten stempeln sind in den Filialen nicht mehr erforderlich, da sich die Mitarbeiter:innen über die App ein- und ausstempeln können, wobei via Geofencing geprüft wird, ob sich der Mitarbeiter am Arbeitsplatz befindet. Innerhalb der Personaleinsatzplanung hat man als Mitarbeiter:in Gestaltungsspielräume, indem man in der App gewisse Arbeitszeit-Einschränkungen oder Vorlieben einreichen oder zugewiesene Schichten in wenigen Schritten mit Kolleg:innen tauschen kann. Dadurch, dass die App häufig im Arbeitsalltag im Gebrauch ist, eignet sie sich auch ideal für die Unternehmenskommunikation. Im News-Channel werden den Mitarbeiter:innen aktuelle Themen vom Unternehmen angezeigt, aber auch Filial- oder Abteilungsneuigkeiten können an Mitarbeiter:innen über diesen Tab kommuniziert werden.

Automatisierung – Entlastung von Personalplanern

WFM-Lösungen, wie bspw. ARGOS, stellen sowohl in der Desktop-Variante als auch in Form einer App eine optimale Quelle für Planungs- und Zeiterfassungsdaten dar. Damit sind die idealen Voraussetzungen geschaffen, um diese für Automatisierungen und intelligente Systeme zu verwenden und speziell, um simple und repetitive Aufgaben zu automatisieren.

Durch Robotic Process Automation (RPA) können im Workforce Management beispielsweise, ohne aufwendige Integration von Schnittstellen, Fehlbuchungen automatisch nach einer Regel überprüft und korrigiert werden oder neue Mitarbeiter:innen automatisch aus ERP- oder AD-Systemen synchronisiert werden, was besonders bei hoher Fluktuation oder saisonal bedingten Peaks die Mitarbeiter:innen entlastet. Gerade wenn bestimmte IT-Ressourcen nicht verfügbar sind, kann RPA ideal als Unterstützung eingeschaltet werden.

KI-Systeme können in Zukunft weitere intelligente Entscheidungen für die Planungsverantwortlichen übernehmen und z. B. Wetter-, Veranstaltungs- und Aktionsdaten analysieren, um genau den benötigten Personalbedarf vorherzusagen. Des Weiteren können diese Berechnungen für einen optimalen Personaleinsatzplan herangezogen werden, bei dem Wünsche und Vorlieben der Mitarbeiter:innen unter fairen Bedingungen beachtet werden. Einen weiteren Einsatz könnten KI-Systeme bei der komplexen Kontrolle von Regeleinhaltung und Plausibilität bei der Zeiterfassung übernehmen.

Fazit
Mit einer ganzheitlichen HR-Digitalisierung und einem professionellen Workforce Management werden Kosten gespart und effiziente Prozesse geschaffen. Außerdem werden Mitarbeiter:innen durch ein auf ihre Bedürfnisse angepasstes Workforce Management deutlich stärker integriert und entlasten gleichzeitig die Planungsverantwortlichen – es entsteht eine Win-Win-Situation. Trotz der Erfolge von modernen und etablierten Lösungen wie ARGOS, ist das Digitalisierungs- und Automatisierungs-Potenzial im Bereich noch längst nicht erschöpft und man kann mit Spannung darauf blicken, welche Innovationen die Zukunft für diesen Bereich bereithält.

Marco Cianci, Director Digital Solutions, Almato AG
marco.cianci@almato.com; +49 711 62030-400)

Bildquellen:
Almato

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